業務の効率化を図るなどの目的で、自動化ツールを導入しようと検討している人も多いのではないでしょうか。しかし、自動化ツールは闇雲に導入すればよいというものではありません。
今回は自動化ツールがどういうものなのか、種類や選び方、導入するメリット・デメリットなどを詳しく解説します。
自動化ツールとはどのようなもの？
自動化ツールはRPA（Robotics Process Automation）とも呼ばれる、人間が行っている様々な業務を自動化するためのツールです。
時間や手間のかかる定型業務などを自動化することで、人件費の削減や業務の効率化が図れるため多くの企業で導入されています。
自動化ツールにはいくつか種類がある！どう選ぶ？
自動化ツールには色々な種類があるので、どれを導入しようか悩んでしまうケースも少なくありません。
ここからは、自動化ツールの種類と選び方について、詳しく解説していきます。
自動化ツールの種類
自動化ツールの種類は以下の3つが挙げられます。
- デスクトップ型
- サーバー型
- クラウド型
各ツールの特徴を理解して選択すると良いでしょう。
デスクトップ型
デスクトップ型というのは、パソコンに直接インストールして使うタイプです。サーバーが必要ないため導入がしやすく、比較的安価ということで人気があります。
また、自社内だけで完結できるため、情報漏洩のリスクが少なくなるというのもメリットです。
オフラインで作業をしたい、コストをかけずに自動化ツールを導入したい、そういう人達におすすめのタイプとなっています。
ただし、導入するパソコンの能力次第では自動化できる業務が限られてしまうといったデメリットもあるので、注意してください。
サーバー型
自社にサーバーを設置し、それに自動化ツールを紐づける形で使うのがサーバー型になります。会社全体のパソコンで自動化ツールを利用できるので、一括管理がしやすくなるというのがメリットです。
また、オフラインでも利用できる、会社全体のデータを処理できるといった魅力もあります。
一方で、コストがかかる、導入するまでに時間がかかるなどのデメリットもあるので、予算や運用方法などを考えて使うかどうか決めるようにしましょう。
クラウド型
クラウド型は、インターネットに接続してブラウザ上で運用するタイプの自動化ツールです。自社でサーバを用意する必要がないので、手軽に導入できます。また、機能が更新された時や不具合が修正された時など、すぐにアップデートして最新の状態で使えるのが大きなメリットです。
業務で利用しているクラウド上のサービスを自動化する時には役立ちますが、活用できる場面は多少限定されてしまいます。
また、基本はクラウド上のツールと連携することになるため、ローカル上のツールが利用できない場合があるという点には注意してください。
自動化ツールの選び方
自動化ツールはどのように選ぶと良いでしょう。選び方の4つのポイントを紹介いたします。
- 業務内容に合わせた最適なツール
- 信頼性の高さ
- 使いやすさ
- セキュリティ面
業務内容に合わせて最適なツールを選ぶ
自動化ツールを選ぶ時のポイントは、自社が行っている業務内容に合っているかどうかを見極めることです。自動化ツールといっても、得意としていることはツールごとに変わります。
大量のデータを管理したい時はサーバー型、クラウドサービスをよく利用している場合はクラウド型というように、業務内容に合わせて選ぶことが大切です。
また、色々なことに使える汎用タイプのツールや、特定の業務の自動化に特化したタイプのツールなどがあるので、目的に応じて使い分けるようにしましょう。
信頼性が高いツールかチェックしておく
自動化ツールを選ぶ時は、どのような企業に導入されているか実績をチェックしておきましょう。多くの企業に導入されていれば、それだけ信頼性も高くなります。
サポート体制が充実していて、不具合が起こった時などにすぐ対応してくれるようなサービスは、信頼性が高く安心して利用できます。
使いやすさで選ぶ
自動化ツールは、使いやすさも重要なポイントです。どんなに多機能なツールでも、使いこなせなければ意味がありません。
社員全員が自動化ツールの扱いに慣れているとは限らないので、初心者でも扱いやすいツールを選ぶことも大切です。
専門的な知識がなくても直感的に操作できるようなツールであれば、スムーズに導入できるでしょう。
セキュリティ面もチェックしておく
自動化ツールを使用する時に気をつけなければならないのが、情報漏洩などのリスクです。
特にインターネットに接続して使うタイプの自動化ツールは、不正アクセスされて情報を盗み取られるといったリスクが高くなります。そのため、セキュリティの高いツールを選ぶことが大切です。
自動化ツールを選ぶ時は、どのようなセキュリティ対策がされているか、しっかりチェックするようにしましょう。
自動化ツールを導入する方法
自動化ツールの導入を検討しているけれど、実際何をすればよいのか分からないという人もいるでしょう。ここからは、自動化ツールの導入方法を解説していきます。
まずは業務の棚卸をする
自動化ツールを導入する時は、まず業務の棚卸をしておく必要があります。自社の業務内容を改めて書き出す、各部門の従業員にヒアリングするなどして、現状を把握しておくことが大切です。
それによって自社が抱える課題や問題が浮き彫りになり、導入すべき自動化ツールの選定がしやすくなります。
自動化ツールの選定
自社の現状を把握することができたら、どのような自動化ツールを導入するか選定を行います。
業務の棚卸をした結果、パターン化している業務や定期的に行われている業務などがあれば、自動化ツールを導入することによって業務の効率化を図れる可能性があります。
どの自動化ツールを選ぶかで自動化できる業務も変わるので、自社が必要としている機能が備わったツールを選ぶようにしましょう。
また、価格やサポート体制、セキュリティの高さなど、色々な面を比較して選ぶことが大切です。中には無料で使える体験版を用意しているツールもあるので、まずはそれを導入して試してみるのもよいでしょう。
自動化ツールのメリットとデメリットを理解しておこう！
自動化ツールは様々な業務を自動化できる便利なツールですが、メリットだけではなくデメリットもあります。導入する場合は、メリットとデメリット両方を把握しておかなければなりません。
では、自動化ツールを使うメリットとデメリットにはどのようなものがあるのか、詳しく見ていきましょう。
メリット
自動化ツールの主なメリットは以下の2つです。
業務の効率化を図れる
自動化ツールを導入する大きなメリットになるのが、業務の効率化を図れるということです。
帳簿の入力や報告書の作成、メール発注など、業務の中には何度も繰り返し行わなければならないパターン化した業務も数多くあります。そういった業務を自動化することで、手軽に業務効率化を図ることができます。
自動化ツールを使えば作業スピードが上がるだけではなく、24時間作業を続けさせることもできるので、大幅に作業効率がアップするでしょう。
ミスを減らせる
人間が事務作業などを行うと、どんなに気をつけていてもミスは発生してしまいます。特に単純作業の繰り返しは集中力が途切れやすく、ミスも多くなります。
自動化ツールを使えば、決められたルールに沿って正確に作業を繰り返してくれるので、ミスが起こりにくくなります。また、ミスがなくなれば業務品質も向上するでしょう。
デメリット
自動化ツールを導入する際にはデメリットを理解しておくことも重要です。
トラブルによって業務が停止することもある
自動化ツールにエラーやシステム障害などのトラブルが発生すると、業務が停止してしまいます。自動化している業務が多ければ多い程、受ける影響も大きくなります。
万が一の時にすべての業務が停止してしまわないように、事前に対策を立てておくことが大切です。
業務がブラックボックス化する恐れがある
自動化ツールは一度導入してしまえば、人間が何もしなくても決められた作業を続けてくれます。問題がないからといって放置したままにしておくと、自動化ツールがどのような業務を行っているのか、把握できなくなってしまうことがあります。
担当者が変わる時など、しっかり引き継ぎをしておかないと、業務がブラックボックス化してしまうかもしれません。
後々困ることになるので、自動化ツールを導入する時はしっかりマニュアルを作成し、共有しておくようにしましょう。
自動化ツールのことを理解した上で導入を検討しよう
自動化ツールを導入する時は、どのようなツールなのかをしっかり理解しておく必要があります。便利だからといって闇雲に導入しても、思ったような効果は得られません。
自動化ツールがどのような業務に役立つのか、どんなメリット・デメリットがあるのかなどをしっかり理解した上で、導入を検討してみてください。
