「生成AIを使いたいけど、具体的にどんなことができるのかイメージできない」「業務時間の短縮に繋がるのか不安」といった声をよく耳にします。注目を集める生成AIですが、その活用方法や効果については、まだ謎が多いのが現状です。
しかし、すでに多くの企業が生成AIを導入し、業務効率化を実現しています。生成AIは、様々な分野で活用され、業務時間を大幅に短縮するなど、大きな成果を生み出しています。
今回は、生成AI導入によって効率化できる業務や成功させるためのステップ、注意点を紹介します。
生成AIで効率化できる業務
企業では、生成AIを活用することで、以下のような業務を効率的に行うことが可能となっています。
- 様々な文書作成
- デザイン案の生成
- プログラミングコードの生成
- 競合分析
- プロジェクト管理
- 新しいアイデア案の創出
- 顧客エンゲージメントの向上
それぞれを以下で詳しく見ていきましょう。
企業が生成AIを活用するメリットについては、以下の記事でも詳しくご紹介しています。
様々な文書作成
生成AIは、文書作成業務を飛躍的に効率化します。テキスト生成や要約、翻訳などの機能を駆使することで、これまで時間と労力を要していた作業を大幅に短縮し、高品質な文書を迅速に作成できるようになりました。
例えば、ChatGPTやBing AIなどのAIツールを用いれば、レポートや提案書の下書きを短時間で作成することができます。
また、長文の要約や多言語への翻訳も瞬時に実行できるため、国際的なコミュニケーションの効率化にも繋がるでしょう。
生成AIは、与えられたデータに基づいて自動的にレポートを作成する能力を備えているため、営業データやマーケティングデータを学習させることで、売上分析や市場トレンドを反映したレポートを短時間で生成することも可能です。
従来、手作業で行っていたデータ分析やグラフ作成といった作業が不要になり、迅速に文書が作成できます。
また、テキストだけでなく、プレゼンテーション用のスライドや報告書に挿入するグラフやチャートをAIが自動生成し、視覚的に分かりやすい資料にまとめることができるため、デザイン制作に不慣れな人でも高品質な資料を短時間で作成できる点が大きな魅力です。
プレゼン資料制作をAIで作る方法については、以下の記事でも詳しくご紹介しています。
デザイン案の生成
画像生成AIや動画生成AIを活用することで、ロゴデザインや広告バナー、プロモーション動画などのデザイン業務を効率化し、高品質な成果物を短時間で生み出すことが可能です。
例えば、以下のような画像生成AIや動画生成AIは、人間による作業負担を効率化し、創造的な部分に集中できる環境が整います。
| 特徴 | AIツール例 | |
| 画像生成AI | 多様なデザイン案を短時間で生成する | DALL・E 2やAdobe Firefly |
| 動画生成AI | プロモーション動画の作成を効率化する | FlexClipやInVideo |
AIが生成した素材をベースに、人間のクリエイターが微調整や改善を加えることで、より洗練されたデザインに仕上げることができます。
AIと人間の協働により、製品の設計・デザインのプロセスは大幅に効率化され、同時に、人間だけでは思いつかなかったような斬新なアイデアが生まれやすくなります。
様々なデザイン案を試すことで、より最適なデザインを選択することが可能になり、製品の市場投入までの時間を短縮できるでしょう。
プログラミングコードの生成
生成AIはプログラミングコードを自動で生成できるため、ソフトウェア開発現場に革新をもたらしています。
AIがプログラミング言語の文法や一般的なコーディングパターンを学習することで、基本的なコード構造や関数を自動生成できるようになったため、開発者は、より複雑なロジックや独自の機能を追加する作業に集中することが可能となり、開発効率が大幅に向上しています。
また、非エンジニアであっても開発業務の一部を担うことが可能になり、エンジニアはより高度な業務に専念できるようになりました。
ソフトウェア開発のスピードアップだけでなく、開発の民主化も進んでいると言えるでしょう。
競合分析
市場調査や競合調査は、大量のデータを手作業で収集・整理する必要があり、時間と労力を要していました。
しかし、生成AIはインターネット上の公開データや報告書、SNSの投稿など、多様な情報源からデータを自動で収集し、構造化することができます。これにより、データ収集にかかる時間を大幅に削減し、より迅速な分析が可能です。
収集したデータに基づき、生成AIは過去のデータと現在の市場動向を比較し、トレンドの変化を検出し、将来の市場動向を予測するため、企業は市場の動きをいち早く捉え、適切な戦略を立案することができるでしょう。
さらに、競合他社のニュースやプレスリリース、製品情報、SNSの投稿などを自動で収集・分析し、競合の強みや弱み、新たな戦略を特定し、自社との比較分析を行い、競争優位性を強化するための提案を行います。
また、複数のAIが生成した広告コンテンツをABテストに活用することで、コストをかけずに最も効果的なコンテンツを特定することが可能なため、マーケティング活動の効率化も期待できるでしょう。
プロジェクト管理
生成AIは、プロジェクト管理における様々な側面を効率化し、その精度を向上させることも可能です。プロジェクトが進行するにつれて、生成AIはタスクの進捗状況をリアルタイムで追跡し、遅延が予測される場合には事前にアラートを発信します。
これにより、プロジェクトマネージャーは問題発生前に適切な対策を講じることができ、プロジェクトの成功確率を高めることができるでしょう。
また、生成AIはプロジェクト全体のデータを分析し、その進捗状況を可視化することで、潜在的なリスクや課題を早期に発見するため、対応策を検討することも可能です。
新しいアイデアの創出
生成AIは、従来、人間が長時間かけて行っていたアイデア創出のプロセスを短時間で効率的に実行することができます。
例えば、一つのキーワードや課題に対して、多種多様なコンテンツを瞬時に生成するため、様々なバリエーションの中から、最も優れたアイデアを選択できるようになります。
生成AIはアイデアの宝庫のような存在であり、企画段階における幅出しの作業を自動化し、企業の創造性を最大限に引き出すことを可能にします。
人間には到底不可能なスピードで、膨大な数のアイデアを生成することができるため、企画の初期段階においては、多様な選択肢を提示し、私たちの創造性を刺激する上で非常に有効です。
今後はアイデアの幅出しを生成AIが担い、人間は生成されたアイデアを評価し、ブラッシュアップするという役割分担が一般的になるでしょう。
顧客エンゲージメントの向上
生成AIを活用したチャットボットは、24時間365日無休で顧客対応を行うことで、顧客満足度の向上や人的リソースの効率的な配分ができます。
AIチャットボットは、よくある質問に対して迅速かつ正確に回答できるだけでなく、自然言語処理技術の発展により、より複雑な問い合わせにも対応できるようになりました。
さらに、ユーザーの好みやデータを学習し、一人ひとりに合ったコンテンツや商品を生成することで、よりパーソナライズされたサービスを提供し、顧客とのエンゲージメントを深めます。
顧客の購買履歴や好みを分析することで、次に購入したい商品を提案したり、顧客が抱える悩みや問題を予測し、適切な解決策を提供したりすることも可能です。
生成AI業務を成功させるためのステップ
生成AIを活用して業務効率化を図るための基本的なステップは以下の通りです。
- 生成AIを導入する最適な業務を見極める
- 具体的な目標設定をする
- 最適な生成AIツールを選定する
- 学習に必要なデータを用意する
- 学習及び調整を行う
- 生成AIのテストを行う
- 生成AIを本格的に導入する
- 改善を続ける
以下で、順を追ってご説明します。
①生成AIを導入する最適な業務を見極める
生成AIの導入を検討する際、最も効果的なのは、生成AIが得意とする以下のような業務に焦点を当てることです。
- 時間のかかる業務
- 単純で繰り返しの多い業務
- データや情報の生成や処理が必要な業務
具体的には、企業において多くの時間を費やしているレポートの作成や編集、ブログ記事の作成、マーケティング資料の作成などが、生成AIによる効率化が期待できる代表的な業務と言えるでしょう。
これらの業務は、生成AIが得意とする文章生成やデータ処理を活用することで、大幅な時間短縮や作業の質向上に繋がる可能性があります。
②具体的な目標設定をする
生成AIを活用し、業務をより効率的に進めるための具体的な目標を設定しましょう。例えば、文章作成にかかる時間を従来の50%の時間で生成する、文章作成における誤字脱字の発生率を極限まで減らす、などが挙げられます。
これらの目標設定において重要なのは、具体的な数値を掲げ、定量的な目標を設定することです。達成度を測ることができるため、効果的な目標設定と言えるでしょう。
③最適な生成AIツールを選定する
生成AIツールは、その種類や機能が日々多様化しており、自社の業務効率化を左右する可能性を秘めています。
例えば、文章生成業務の効率化を図る場合には「ChatGPT」、編集・添削業務の効率化を図る場合には「SAKUBUN」「QuillBot」「Grammarly」などがよく活用されています。
しかし、数多くのツールが存在する中で、自社に最適なツールを選ぶためには、各ツールの機能やコスト、導入の容易さなどを比較検討することが重要です。
④学習に必要なデータを用意する
生成AIを効果的に活用するためには、AIモデルの学習が欠かせません。AIモデルを学習させるためには、過去の業務データや関連する文書など、質の高いデータを収集し、学習用のデータセットを作成する必要があります。
例えば、過去の企業レポートやブログ記事、マーケティング資料などを収集し、データのクレンジングを行った上で、学習用のデータセットを作成することが考えられます。
⑤学習及び調整を行う
④のステップで準備したデータを基に、AIモデルの学習を実施します。学習にあたっては、AIモデルのパフォーマンスを綿密に評価し、必要に応じてチューニングと呼ばれる調整を行うことで、より精度の高いモデルへと進化させることができます。
例えば、画像認識モデルでは大量の画像データを用いて、特定の物体やパターンを認識する能力を向上させることができ、音声認識モデルでは、様々な声質や背景雑音に対応できるよう、モデルを調整することが可能です。
⑥生成AIのテストを行う
生成AIの導入効果を検証するため、まずは小規模なパイロットテストを実施することをおすすめします。
このテストでは、企業レポートやブログ記事の一部を生成AIで作成し、従来のプロセスと比較することで、生成AIの有効性や課題を明確にすることができます。
具体的には、生成AIを用いて実際にコンテンツを作成し、専門家や関係者によるレビューを経て、改善点や課題を洗い出します。
得られたフィードバックに基づき、生成AIモデルのパラメータ調整や学習データの追加を行い、より高品質なコンテンツ生成を目指しましょう。
⑦生成AIを本格的に導入する
⑥のパイロットテストの結果を踏まえ、生成AIを正式導入し、業務プロセスへの組み込みとパフォーマンスの継続的なモニタリングを行います。
具体的には、文章作成や資料作成、編集、添削などの業務に生成AIを導入し、作業時間や出力品質、従業員の満足度を測定します。
⑧改善を続ける
導入後には、従業員の方々からのフィードバックを定期的に収集し、生成AIモデルの改善に活かします。
新たに得られたデータやフィードバックに基づき、AIモデルを再び学習することで、モデルの精度と効果を向上させ、業務プロセスの最適化を目指すことができるでしょう。
生成AIで業務を効率化する際の注意点
生成AIの能力を最大限に引き出すためには、事前にいくつかの注意点を押さえておくことが重要です。以下で詳しく解説します。
データの取り扱いに注意する
生成AIの学習及び運用プロセスにおいて社内機密情報を用いることは、情報漏洩リスクを著しく増大させる要因となります。
特に、クラウド環境下で提供されるAIサービスを利用する場合、データの取り扱いに関する厳格なセキュリティ対策が必要です。
生成AIが生成した内容は必ず人間が確認する
生成AIが生成したコンテンツは、必ず人間の目による確認を行って下さい。生成AIは、人間が作成したものと見分けがつかないほど自然な文章や画像を生成することができる一方で、生成した内容に誤りが含まれていたり、法令に違反する内容が含まれている可能性もあるためです。
このようなリスクを回避するためには、生成AIが生成したコンテンツを公開する前に、必ず人間による精査を行うことが重要なのです。
社内全体のAIリテラシーを向上させる
生成AIを導入し、その効果を最大限に引き出すためには、従業員へのAIに関する教育を徹底し、彼らがAIの基礎知識を習得し、適切な使い方を身につけることが大切です。
生成AIに関する知識やスキルを従業員に習得させるためには、様々な手法が考えられますが、セミナーはその中でも特に効果的な方法の一つです。
ProSkilllの生成AIセミナーでは、2日間でAIの基礎知識から具体的な活用事例まで、幅広い内容を体系的に学ぶことができます。
セミナー終了後には、「生成AI完全攻略セミナーガイド」というPDF資料を配布いたします。この資料は、受講期間中の復習はもちろん、実務で生成AIを活用する際の辞書として、長くご活用いただけます。
本セミナーで学ぶ内容は、即戦力となる実践的なスキルに特化しており、受講後はすぐに、生成AIを仕事に活かすことができるようになるでしょう。
セミナーを受講することで、生成AIが持つ革新的な力を企業に最大限に活用しつつ、同時に発生する可能性のあるリスクを最小限に抑えることができます。
生成AIを業務に導入して新たなチャンスを生み出そう
今回は、生成AI導入によって時間短縮できる業務や成功させるためのステップ、注意点を紹介しました。
生成AIは、現代のビジネスにおいて欠かせないツールとなりつつあります。生成AIを導入することで、企業は時間とコストを大幅に削減できるだけでなく、従業員がより創造的な業務に集中できる環境づくりができるでしょう。
また、生成AIが提供する精度の高いデータに基づいて意思決定を行うことで、競争の激しい市場においても、迅速かつ的確な戦略を立案し、実行することが可能になります。
生成AIをどのようにビジネスに取り入れ、活用していくかが、これからの企業の成否を大きく左右すると言っても過言ではありません。
