定型業務の効率化や社内DXを進める上で、Microsoftの「Power Automate」は有力な選択肢の一つです。メールの通知・申請の承認・データの転記など、日々繰り返している作業を自動化できるため、業務負担の軽減や対応漏れの防止につながります。
本記事では、Power Automateの仕組みやできることに加えて、基本操作を身に付けるためにeラーニングを利用するメリットや、eラーニングを選ぶポイントも解説します。ぜひ参考にしてください。社員教育でeラーニングの導入を検討している人にもおすすめです。
Power Automateとは？
Power Automateは、Microsoftが提供する業務自動化ツールで、最近ではeラーニングでも広く学べるため、利用する人が増えているサービスです。Microsoft 365をはじめとする多くのアプリやサービスを連携させ、設定した条件に従って一連の処理の実行が可能です。
例えば、Formsに回答が届いたらPower AutomateでTeamsへ通知したり、メールの添付ファイルをOneDriveへ保存したりできます。
繰り返し発生する作業をフローとしてPower Automateに設定しておけば、担当者が手動で処理する負担を減らせるため、業務時間の短縮や入力ミス・対応漏れの防止にもつながるでしょう。eラーニングならば、Power Automateの概要と基本的な使い方から、体系的に学べます。
トリガーとアクションを組み合わせて業務を自動化
Power Automateでは、処理を開始するきっかけとなる「トリガー」と、その後に実行する「アクション」を組み合わせてフローを作成するのが特徴です。
例えば、「指定した日時になった」というトリガーに「担当者へメールを送る」というアクションを設定すれば、定期的なリマインドを自動化できます。申請フォームへの回答をきっかけに、承認依頼の送信や結果の記録、申請者への通知までを実行することも可能です。
さらに、Power AutomateはOutlook・Teams・Excel・OneDriveなど、Microsoft 365で利用されるアプリとの連携にも対応しています。
クラウドフローとデスクトップフローの違い
Power Automateには複数の種類のフローがありますが、実務でよく使われるのはクラウドフローとデスクトップフローの2つです。どちらも業務を自動化するための機能ですが、対象となる作業や実行環境が異なります。
クラウドフローは、Power Automateでクラウド上のアプリやサービスを連携させるフローです。メールの受信・ファイルの更新・フォームへの回答などをきっかけに、処理を自動で実行できます。利用者がボタンを押したときや、指定した日時に動かす設定も可能です。
一方、デスクトップフローは、Power AutomateでPCやWebブラウザ上の操作を自動化するフローです。ファイルの移動やExcelへの入力、社内システムへの転記などに活用できます。自動化したい業務の内容に応じて、両者を使い分けるようにしましょう。
eラーニングで学べるPower Automateの使い方
Power Automateを利用すると、以下のようにMicrosoft 365のアプリ連携だけではなく、通知・承認・データ入力・PC操作など、幅広い業務を自動化できます。特に以下の使い方は、多くのeラーニングで手順に沿って体系的に学べる内容です。
- アプリ間のデータ連携
- 通知や承認処理の自動化
- PCやWebブラウザ上の操作の自動化
- 条件分岐や繰り返しを含む処理
アプリ間のデータ連携
Power Automateでは、異なるアプリに保存されている情報を連携できます。例えば、Formsの回答をExcelやSharePointへ保存したり、Outlookで受信した添付ファイルをOneDriveへ格納したりできます。
担当者がアプリを切り替えてコピー・貼り付けをする必要がなくなるため、転記作業の負担を減らせるでしょう。
通知や承認処理の自動化
特定の条件を満たしたときに、Power AutomateでメールやTeamsで通知を送ることも可能です。問い合わせメールを受信したら担当チャンネルへ通知したり、期限が近づいたらリマインドを送ったりといった使い方ができます。
例えば、休暇や経費の申請などでは、承認依頼の送信から結果の記録までをフローに組み込むといった運用がおすすめです。
PCやWebブラウザ上の操作の自動化
デスクトップフローを利用すると、PC上で繰り返している操作をPower Automate上で自動化できます。指定したフォルダー内のファイルを整理したり、Excelからデータを読み取ったりといった使い方が可能です。
また、Webサイトから情報を取得する、業務システムへ入力するといった処理も、多くのユーザーに使われています。APIによる連携が難しいシステムでも、画面操作を再現する方法により、うまく自動化できるケースも少なくありません。
条件分岐や繰り返しを含む処理
Power Automateでは、条件に応じて実行内容を変えられるのが特徴です。例えば、申請金額が一定額を超えた場合だけ上位の承認者に送るといった処理や、回答内容によって通知先を変えるといった設定が可能です。
さらに、一覧に含まれるデータを1件ずつ処理するなど、繰り返しを含むフローも作成できます。ただし、フローが複雑になるほど、想定外の入力やエラーへの対応も必要です。初めは作業フローを設計しやすい業務を選び、動作を確認しながら、徐々に機能を追加するとよいでしょう。
なお、Power Automateでできることは、以下の記事でも詳しく解説しています。こちらも参考にしてください。
eラーニングで身に付けたいPower Automateの活用例
Power Automateは、バックオフィス業務・問い合わせ対応・情報共有など、さまざまな場面で活用できます。代表的な活用例は以下の通りです。eラーニングを通じて、こうした業務を効率化するフローの作成方法を学べます。
| 業務領域 | Power Automateの活用例 |
| メール・問い合わせ対応 |
|
| 申請・承認業務 |
|
| データ入力・集計 |
|
| 社内の情報共有 |
|
| PC上の定型業務 |
|
Power Automateで自動化する業務を選ぶ際には、繰り返し発生する処理か、手順がある程度決まっている作業かを確認しましょう。発生頻度が高く同じ操作を繰り返している業務は、Power Automateによる自動化を試しやすい領域です。
なお、デスクトップフローや一部の連携機能の利用には、追加のライセンスが必要になる場合があるので、その点は注意してください。
Power Automateの学習法（公式Learnとeラーニング）
Power Automateに関するスキルを身に付けるには、トリガーやアクションなどの基本的な仕組みを理解することが大切です。
その上で、メール通知・データ転記・承認処理などを自動化するフローを実際に作成し、設定方法や処理の流れを確認しながら学習を進めましょう。公式の学習コンテンツとともに、eラーニングで必要な知識を体系的に習得するのがおすすめです。
公式の学習コンテンツを利用する
画像出典：Microsoft Learn
初めてPower Automateに触る人は、Microsoft Learnの公式コンテンツを利用してみましょう。Power Automateの概要に加えて、クラウドフローの作成・管理やデスクトップ用Power Automate、RPAに関する学習経路が用意されています。
初級者向けのラーニングパスでは、Power Automateの概要・ワークフローの構築・フローの管理方法などを学べます。基本用語や標準的な操作を確認する際に役立つでしょう。
実際にフローを作りながら学ぶ
Power Automateは、実際に操作しながら学ぶことで理解が深まります。まずは、メールの添付ファイルを保存したり、指定した時間に通知を送ったりなど、構造が分かりやすいフローを作成します。
正常に動いたら、保存先・通知先・実行条件を変更し、設定がどのように影響するか確認しましょう。その後、自社業務の中から小規模な定型作業を一つ選びます。最初から複雑な条件を組み込まず、一部分だけを自動化すると、エラーの原因も特定しやすくなります。
eラーニングで必要な知識を学ぶ
Power Automateの基本的な仕組みを体系的に理解するなら、eラーニングを活用する方法もおすすめです。トリガー・アクション・条件分岐・繰り返し処理など、Power Automateでフローを作成する上で必要な知識を順序立てて学べます。
さらに、eラーニングの動画教材ならば、分からない部分を繰り返し確認しながら、自分のペースで学習を進められます。ただし、eラーニングだけで終わらせず、教材で扱った内容を実際にPower Automate上で再現することが大切です。
分かりやすさと実務直結度の高さで人気のeラーニング
データの自動収集や分析、さらに通知連携まで一気に自動化できると人気を集めているGETT ProskillのPower Automateセミナーをご紹介します。
Webからのデータ収集やシステムへの自動入力、Teamsやメールと連動した通知処理までトータルで習得。エラー時のリカバリー手順までカバーしており、現場で即戦力となるスキルが身につきます。
「データ収集や集計の手間をなくし、分析や意思決定に集中したい」と考える方に特におすすめのセミナーです。
気になる方は、ぜひ以下ボタンより詳細をチェックしてみてください。
セミナー名 Power Automateセミナー 運営元 GETT Proskill（ゲット プロスキル） 価格(税込) 29,700円〜 受講期間 2日間 受講形式 対面（東京）・ライブウェビナー・eラーニング
Power Automateをeラーニングで学ぶメリット
上記のようにPower Automateの学習には、動画や演習教材をオンラインで受講するeラーニングの活用も効果的です。個人のスキルの習得だけではなく、社内教育にも取り入れやすい方法です。ここでは、Power Automateをeラーニングで学ぶメリットを確認しておきましょう。
- 自分のペースで繰り返し学べる
- 基本から段階的にスキルを習得できる
- 複数の社員へ同じ内容を提供しやすい
自分のペースで繰り返し学べる
Power Automateのeラーニングは、自分で受講する場所や時間を調整できる点が大きなメリットです。業務の空き時間を利用して進められるため、決められた日時に長時間の研修を受けられない人も、自分のペースで学習できます。
また、分からなかった部分を任意のタイミングで繰り返し確認できるのも、eラーニングの魅力です。動画を一時停止し、Power Automateで同じ操作を試してから続きを視聴できます。
基本から段階的にスキルを習得できる
eラーニングでは、Power Automateの基本用語や画面操作・フローの作成方法などを、決められたカリキュラムで段階的に学習できます。学ぶ順序が整理されているため、Power Automateを初めて利用する人でも、基礎から自分のペースで体系的に理解できるのもメリットです。
条件分岐・繰り返し処理・エラー対応などを扱う教材であれば、基本操作を習得した後に、より実践的なフローの作成に進めます。
複数の社員へ同じ内容を提供しやすい
企業がPower Automateの利用を広げる場合、社員ごとに説明内容が異なると、理解度やフローの作り方にばらつきが生じる可能性があります。
そこで、Power Automateのeラーニングにより共通の教材を提供すれば、基本用語や基本的な操作手順・フロー作成の考え方などを同じ内容で学べます。受講状況やテスト結果を確認できるeラーニングであれば、社内教育の進捗も把握できるようになるでしょう。
ただしeラーニングでは、学習後にフローを作成する時間を確保し、実務へ適用する演習もしっかり実施することが大切です。
Power Automateのeラーニングを選ぶ際のポイント
Power Automateのeラーニングは、対象範囲や難易度・演習内容などが教材・サービスによって異なります。以下のポイントを意識して、受講後に何ができるようになりたいのかを整理した上で、自分に合ったeラーニングを選びましょう。
- 受講者のレベルに合っているか
- 学びたいフローに対応しているか
- ハンズオンや演習が含まれているか
- 質問対応の可否や教材の更新状況はどうか
受講者のレベルに合っているか
Power Automateの初心者には、概要や画面構成に加えて、トリガーとアクションの違いから説明する教材が適しています。
すでにPower Automateで基本的なフローを作成できる人は、条件分岐や繰り返し・承認処理などを扱う教材を選ぶとよいでしょう。講座の対象者や前提となる知識・到達目標を確認し、現在のレベルと合っているeラーニングか判断してください。
学びたいフローに対応しているか
Power Automateのクラウドフロー・デスクトップフローのどちらを学ぶ教材かも、きちんと確認しましょう。TeamsやForms・SharePointなどの連携が目的なら、クラウドフローを扱うeラーニング教材が適しています。
一方、Power AutomateでExcelへの入力やファイル操作、Webブラウザや業務システムの操作を自動化したい場合は、デスクトップフローを学べるeラーニング教材が必要です。カリキュラムや演習内容を確認し、学びたい機能が具体的に扱われているかを判断しましょう。
ハンズオンや演習が含まれているか
Power Automateは、実際にフローを作らなければ、なかなか操作を身に付けるのが難しいツールです。Power Automateの使い方を説明する動画だけではなく、受講者が操作するハンズオンや、演習がしっかり含まれているeラーニングか確認しましょう。
eラーニングの教材と同じフローを再現するだけではなく、条件や入力データを変更する課題があると、各設定の役割を理解しやすくなります。業務を想定した演習があれば、自社の作業へ置き換える練習にもなるでしょう。
質問対応の可否や教材の更新状況はどうか
Power Automateでのフローの作成中には、eラーニングの教材と画面表示が異なる場合や、エラーの原因が分からないといった問題が発生する場合があります。必要に応じて、問い合わせや講師への相談など、疑問を解消できる手段があるか確認しましょう。
また、Power Automateは機能や画面が更新されるため、教材の公開時期・最終更新日も重要な判断材料です。法人でeラーニングを利用する際には、視聴期間や受講管理機能・修了条件なども確認しておきましょう。
なおeラーニングを含めて、Power Automateの使い方を学べるセミナーは、以下の記事でも紹介しているので、こちらも参考にしてください。
Power Automateのeラーニングに関してよくある質問
Power Automateのeラーニングを検討する際には、以下のポイントも確認しておきましょう。ここでは、Power Automateのeラーニングに関して、よくある質問に回答します。
- Power Automateのeラーニングは初心者でも受講できる？
- eラーニングを受講する際に必要な環境は？
- 無料のeラーニングでもPower Automateを学べる？
- Power Automateのeラーニングだけで実務に活かせる？
- Power Automateのeラーニングの学習期間は？
- 法人向けのeラーニングは社内研修に活用できる？
初心者向けのeラーニングであれば、Power Automateを使った経験がない人でも受講できます。画面構成・基本用語・トリガーとアクションの役割から学べるeラーニングを選びましょう。
ただし、eラーニングによって必要な前提知識は異なります。申し込む前に対象者や到達目標を確認し、初心者向けと明記されたeラーニングを選ぶことが大切です。
Power Automateのeラーニングを受講するには、動画を視聴できるPC・インターネット環境・対応ブラウザなどが必要です。ハンズオン形式のeラーニングでは、Power Automateを操作できるアカウントも準備しておきましょう。
また、デスクトップフローを扱うeラーニングでは、Power Automate for desktopのインストールが必要になる場合があります。eラーニングの申込前に、推奨環境・必要なライセンス・使用するアプリを確認してください。
Microsoft Learnなどの無料コンテンツを利用すれば、Power Automateの概要や基本的なフローの作成方法を学べます。初めてPower Automateに触れる場合は、無料のeラーニングから始めてもよいでしょう。
一方、有料のeラーニングには、実務を想定した演習・質問対応・受講管理などが含まれる場合があります。無料のeラーニングで基礎を確認し、必要に応じて有料のeラーニングに進む方法もあります。
eラーニングで基本的な操作を学んでも、すぐに自社業務へ応用できるとは限りません。実務でPower Automateを活用するには、eラーニングの内容を参考にしながら、自社の業務に近いフローを作成してみることが大事です。
eラーニングを視聴するだけで終わらせず、メールの通知・データの転記・承認処理などを実際に自動化してみましょう。ハンズオンを含むeラーニングであれば、操作方法を確認しながら、実践的なスキルを身に付けられます。
必要な学習期間は、eラーニングのカリキュラム・受講者の経験・目指すスキルによって異なります。Power Automateの概要や、簡単なフローの作成を学ぶeラーニングと、条件分岐やエラー処理まで扱うeラーニングでは、学習量が異なります。
受講期間だけで判断せず、eラーニングの総学習時間や収録内容を確認しましょう。業務と並行して受講する場合は、無理なく継続できるeラーニングを選ぶことも大事です。
法人向けのeラーニングは、Power Automateの社内研修にも活用できます。同じeラーニングを複数の社員に提供すれば、基本用語・操作手順・フローの作成方法を共通の内容で学習できるようになるでしょう。
受講履歴・進捗・テスト結果を管理できるeラーニングならば、研修の実施状況も把握しやすくなります。ただし、eラーニングの受講だけで終わらせず、Power Automateを使った演習や実務への適用まで研修計画に含めましょう。
Power Automateをeラーニングで身に付けよう
Power Automateは、アプリ間のデータの連携や承認処理・PC操作などを自動化できる便利なツールです。クラウドフローとデスクトップフローでは対象となる業務が異なるため、まずはPower Automateで自動化したい作業を明確にしましょう。
操作方法を学習する際には、基本的な仕組みを理解した上で、実際にフローを作成することが重要です。必要な知識を体系的に身に付けるならば、積極的にeラーニングを利用しましょう。
公式の学習コンテンツやeラーニングで基本的なスキルを身に付けたら、身近な定型業務を一つ選んで、Power Automateによる自動化に取り組んでみてください。
