Power BIを仕事で使うことになったものの、「使い方がよく分からない」「Excelとの違いが分からない」など、悩んでいる人もいるでしょう。
Power BIには、データの取り込み・加工・可視化など複数の工程があるため、初めから多くの機能や使い方を覚える必要はありません。まずはPower BIの基本的な使い方として、手元のExcelやCSVデータを使い、1つのレポートを完成させるまでの流れを理解することが大切です。
そこで本記事では、Power BIの使い方をステップ別に解説します。操作時につまずきやすいポイントもあわせて、基本的な使い方を確認しておきましょう。
Power BIとは？使い方を覚える前に知っておくべき基本
Power BIは、Microsoftが提供しているビジネス分析プラットフォームです。さまざまなデータに接続し、データモデルの作成や、グラフなどを組み合わせたレポートを作成するといった使い方ができます。
これから基本的な使い方を紹介しますが、まずはPower BI DesktopとPower BI Serviceの役割や、Excelとの違いを確認しておきましょう。
| ツール | 主な使い方 | 特徴 |
|---|---|---|
| Power BI Desktop | データの取り込み・加工・分析・レポート作成 | Power Queryによるデータ加工やデータモデリング・レポート作成などを行う |
| Power BI Service | レポートの公開・閲覧・共有 | Webブラウザ上でレポートを利用し、ほかのユーザーとの共有や共同利用を行う |
| Excel | データ入力・計算・表作成・集計 | セルを使ってデータを直接入力・編集し、関数やピボットテーブルなどで分析する |
それぞれの役割を理解しておくと、Power BIの使い方が分かりやすくなります。以下で違いを簡単に解説します。
Power BI DesktopとPower BI Serviceの使い方の違い
Power BI Desktopは、Windows向けのデスクトップアプリケーションです。データの取り込みや、Power Queryによる加工・データモデリング・レポート作成といった使い方が可能です。
一方、Power BI Serviceは、ブラウザから利用するオンラインサービスであり、作成したレポートの共有・共同利用などに向いています。主にPower BI Desktopでデータを加工・分析してレポートを作成し、Power BI Serviceで公開・共有するのが一般的です。
なお、Service上でもデータを追加してレポートを作成できるため、Desktopでしかレポートを作れないわけではありません。しかし、高度なデータの変換・整形・モデリングを実行する場合には、Desktopから始めるのがおすすめです。
Power BIとExcelの使い方の違い
Excelの使用に慣れている場合、Power BIも「表を作ってグラフにするツール」と考えてしまうかもしれません。しかしPower BIでは、取り込んだデータを整形して複数のテーブルを関連付け、そのデータモデルを基にレポートを作成する使い方が広く知られています。
そのため、Excelのセルを直接編集・計算する感覚とは、少し使い方が異なるので注意が必要です。Power BIの使い方を覚える際には、Excelの操作方法をそのまま当てはめるのではなく、「データを準備する→モデルを作る→可視化する」という流れで使い方を理解するとよいでしょう。
Power BIではデータモデリングによって、テーブル間のリレーションシップや計算を設定し、分析に必要なセマンティックモデルを構築できます。
Power BIの基本的な使い方6ステップ
これからPower BIの使い方を覚えるなら、一つひとつの機能を個別に記憶しようとするよりも、データを取り込んでレポートを完成させるまでの流れをつかむのがおすすめです。以下のステップに従って、基本的な使い方を理解しましょう。
- Power BI Desktopをインストールする
- Excel・CSVなどのデータを取り込む
- Power Queryでデータを加工・整形する
- テーブル同士のリレーションシップを設定する
- グラフを配置してレポートを作成する
- Power BI Serviceに発行・共有する
①Power BI Desktopをインストールする
Power BIの使い方を確認するために、まずはPower BI Desktopをパソコンにインストールしましょう。Microsoft Storeから入手する方法と、Microsoftのサイトから直接ダウンロードする方法があります。Power BI Desktop自体は無料で利用できるので、気軽に使い方を覚えていきましょう。
インストールして起動すると、ホーム画面からデータの取得や、既存レポートの読み込みなどができるようになります。
初めの段階で多くのメニューの使い方を覚える必要はありません。「データを取得」「データの変換」「レポート」「モデル」といった、これから使う場所を確認しておけば十分です。
②Excel・CSVなどのデータを取り込む
Power BIの使い方を覚える上で、データの取り込みは基本となる操作です。分析したいデータをPower BIに取り込んでみましょう。Power BI Desktopの「ホーム」から「データの取得」を選択すると、Excelブックをはじめとするデータソースに接続できます。
初めてPower BIを触る人は、日付・商品名・売上金額などが入ったシンプルなExcelやCSVデータを使うとよいでしょう。テーブルを選択し、そのまま読み込むこともできます。
一方、不要な列を削除したりデータ形式を整えたりする場合は、「データの変換」を選んでPower Queryで加工してから読み込みましょう。
③Power Queryでデータを加工・整形する
Power Queryは、Power BIに取り込んだデータを、集計や可視化に使いやすい形に整えるための機能です。列の削除・データの結合・列の分割・カスタム列の作成など、さまざまな変換をPower Queryエディターから実行できます。
Power Queryの使い方を覚える上で、データ型の確認も重要です。例えば、見た目は「1000」「2000」と数字が並んでいても、列がテキストとして認識されていると、想定した計算ができない場合があるので注意が必要です。
Power BIは読み込み時にデータ型の変換を試みますが、必ず意図した型になるとは限りません。日付・整数・小数・テキストなど、列の用途に合ったデータ型になっているか確認しておきましょう。
DAX関数などを正しく動作させるには、適切なデータ型を選択することが重要です。
④テーブル同士のリレーションシップを設定する
複数のテーブルを使って分析する場合は、テーブル同士のリレーションシップを設定しましょう。例えば「売上データ」と「商品マスタ」が別々にある場合、商品IDなどの共通する列を使って、テーブルを関連付けます。
Power BI Desktopでは、データ読み込み時にリレーションシップの自動検出を試みます。作成されない場合は「モデリング」タブ（モデルビューでは「ホーム」タブ）の「リレーションシップの管理」から、手動で設定しましょう。モデルビュー上で、列を別テーブルの列にドラッグしても作成できます。
グラフを作ったものの「合計値が合わない」「フィルターを選んでも想定通りに絞り込まれない」といった場合は、モデルビューも確認してみましょう。カーディナリティやクロスフィルターの方向など、テーブル間の関係が集計結果に影響することがあります。
⑤グラフを配置してレポートを作成する
データを準備できたら、レポートビューで可視化してみましょう。Power BIには棒グラフ・折れ線グラフ・カードなど複数のビジュアルがあります。スライサーを配置すれば、レポート画面上で条件を切り替えながら、データの確認が可能です。
ただし、グラフを増やし過ぎると、どの情報を確認すればよいのか分かりにくくなります。まずは「売上の推移を確認する」「商品別の実績を比較する」など、レポートの目的に沿って必要なグラフを選びましょう。
特に重要な数値はカードで大きく表示し、詳細な情報は必要なものだけ配置すると見やすくなります。ダッシュボードを設計する際には、重要な情報を目立たせて、必須ではない情報を減らすことが大切です。
⑥Power BI Serviceに発行・共有する
Power BI Desktopで作成したレポートは、Power BI Serviceに発行できます。発行すると、レポートとその基になるセマンティックモデルが、Power BI Serviceのワークスペースにアップロードされます。
Service上ではレポートを閲覧したり他のユーザーと共有したりできるので、作成したレポートを関係者と共有し、状況の確認や意思決定に活用するといった使い方がおすすめです。
ただし、共有できる範囲や方法は、ライセンスやワークスペースなどによって異なります。社内で運用する場合は、レポートを作るだけではなく、「誰が閲覧するのか」「誰が編集するのか」まで決めておくことが大切です。
なお、Power BIの基本操作については、以下の記事でも解説しています。こちらも参考にしてください。おすすめのセミナーも紹介しています。
Power BIの使い方でつまずきやすいポイント
Power BIはグラフを配置するだけであれば、比較的使い方を覚えやすいツールです。ただし実際にデータを扱い始めると、データ型・リレーションシップなどで、戸惑うこともあるかもしれません。Power BIの使い方で、多くの人がつまずきやすいポイントを解説します。
- データ型が合わず正しく集計できない
- リレーションシップの設定が原因で集計結果がおかしくなる
- DAXの使い方が分からない
データ型が合わず正しく集計できない
Power BIでは、対象列のデータ型が適切に設定されていないと、想定どおりに集計できないことがあります。整数・小数・日付・テキストなど、データの内容に合ったデータ型が設定されているか確認することが大切です。
例えば、日付として処理したいデータがテキスト型になっていると、一部のDAX関数が正しく機能しないことがあります。特にExcel・CSVなどの外部データを読み込んだ直後は、画面上で数字に見えるからといって「問題ない」と判断しないようにしましょう。
Power Queryで列名や不要データを確認する際に、データ型もセットでチェックする習慣を付けると、後から原因を探す手間を減らせます。
リレーションシップの設定が原因で集計結果がおかしくなる
複数のテーブルを使っているレポートでは、テーブル間のリレーションシップが適切に設定されていないことで、集計結果がおかしくなる場合があります。
モデルビューを開くと、どのテーブルがどの列でつながっているのかを視覚的に確認できます。特に、多対一・一対多・一対一・多対多といったカーディナリティや、フィルターがどちらに伝わる設定になっているかをチェックしましょう。なお、一般的によく使われるのは多対一です。
数値が合わないときは、グラフを何度も作り直すのではなく、元データ・データ型・リレーションシップまで順番に確認すると、原因を突き止めやすくなります。
DAXの使い方が分からない
Power BIを使い始めたときに、「DAXをどこまで覚えればよいのか分からない」と悩むこともあります。DAXはモデル内のデータから、新しい情報を計算するために使用する数式言語です。売上の前年比や累計値など、分析に必要なメジャーを作成するときに活用できます。
ただし、Power BI初心者が初めから多くのDAX関数を覚える必要はありません。DAXを使わなくても、基本的なレポートは作成できます。
まずは、データの取り込みやPower Query・リレーションシップ・レポート作成などの基本操作に慣れましょう。その後、必要なメジャーを作成しながら、使用するDAXを少しずつ覚えていくと理解しやすくなります。
初心者がPower BIの使い方を実務レベルで身に付けるコツ
Power BIの使い方を仕事で身に付けるには、機能を一つずつ覚えるよりも、実際のデータからレポートを作成する流れを繰り返して、使い方を覚えることが重要です。
例えば、初めはExcelやCSVをPower BIに取り込み、Power Queryで不要な列を削除したりデータ型を整えたりしてみるとよいでしょう。
次に、テーブル間のリレーションシップを確認し、棒グラフやカードを使ったシンプルなレポートを作ってみます。そこで「前年同月比を出したい」「条件に応じて数値を切り替えたい」といった必要性が出てから、メジャーやDAXの使い方を学ぶのがおすすめです。
最後にPower BI Serviceへの発行・共有まで経験すれば、データの準備からレポートの活用まで、一連の使い方を理解できるでしょう。まずは身近なデータを使って、簡単なレポートを一つ完成させるところから始めてください。
Power BIの使い方を学ぶならセミナーもおすすめ
Power BIの使い方を独学で学んでいると、基本的なグラフは作成できたとしても、Power Queryによるデータ加工やDAXを使った分析になると「何から覚えればよいのか分からない」と感じることもあるでしょう。
そこで本格的に実務でPower BIを活用するならば、基本的な使い方やデータ分析の流れを体系的に学べるセミナーの受講もおすすめです。Power BIセミナー講座では、Power BIの基本操作から、データ分析・ダッシュボードの作成まで、さまざまな使い方を幅広く学べます。
さらに、CSVや販売データなどを使ったレポート作成に加えて、Power Queryによるデータ加工の方法やDAXの使い方なども短期間で習得できます。
| セミナー名 | Power BIセミナー |
|---|---|
| 運営元 | GETT Proskill（ゲット プロスキル） |
| 価格(税込) | 29,700円〜 |
| 受講期間 | 2日間 |
| 受講形式 | 対面（東京・名古屋・大阪）・ライブウェビナー・eラーニング |
なお、Power BIの使い方を学ぶ研修の導入を考えているなら、以下の記事も参考にしてください。習得できるスキルや研修の選び方なども解説しています。
Power BIの使い方に関してよくある質問
Power BIの使い方を学ぶ際、多くの人が疑問や不安に思う点について簡単に回答します。基本的な使い方を確認する際の参考にしてください。
Power BIは、基本的な使い方であれば初心者でも段階的に覚えられます。初めからPower Query・DAX・データモデリングなど、多くの使い方を習得する必要はありません。
まずはExcelやCSVを取り込み、簡単なグラフを作成するところから始めるとよいでしょう。基本的な使い方に慣れた後で、必要に応じてデータ加工やメジャーの作成など、学習範囲を広げていきましょう。
Power BI DesktopとPower BI Serviceでは、主な使い方が異なります。Power BI Desktopは、データの取り込みや加工・レポート作成などに使用するのが基本です。
一方、Power BI Serviceは、作成したレポートの発行・閲覧・共有などに利用します。まずはPower BI Desktopの使い方を覚えて、その後にPower BI Serviceで共有・運用する使い方を覚えるとよいでしょう。
Power BIの基本的な使い方を覚える段階では、必ずしもDAXを使う必要はありません。データの取り込みやPower Queryによる加工・グラフの作成などを通じて、レポートを作成できます。
まずは基本的な使い方を身に付け、前年比や累計値など独自の計算が必要になった段階でDAXを学んでみましょう。
Power BIの使い方を覚えてデータ分析に活用しよう
Power BIの基本的な使い方は、データを取り込んでPower Queryで加工し、必要に応じてテーブル同士を関連付けてレポートを作成するという流れです。完成したレポートはPower BI Serviceに発行し、共有・運用できます。
これからPower BIの使い方を学ぶなら、初めからDAXなどの高度な機能まで覚えようとする必要はありません。まずは身近なExcelやCSVを一つ用意して、データの取り込みから簡単なレポートの完成まで挑戦してみましょう。
まずは基本的な使い方に慣れてから、徐々に使える機能を増やしていくことが大事です。
