生成AIの主要ツールであるChatGPTやGeminiはリアルタイム検索に対応し、従来の生成AIが抱えていた「過去データに基づく回答」という弱点をついに克服しました。
この記事では、こうした最新の生成AI機能を活かした業務効率化の方法10選を、コピペOKのプロンプトとともにご紹介します。業務効率化におすすめの生成AIツールもお伝えするので、生成AIを活用して業務効率化を進めたい方もぜひ参考にしてください。
生成AIの業務効率化方法10選
では、さっそく業務効率化におすすめの最新生成AIの使い方をお伝えします。ここでは、一般的な業務効率化方法だけではなく面白い画期的な手法もお伝えします。
それぞれの業務効率化方法では画像を使って解説し、実際のプロンプトも合わせて紹介しますので、ぜひ一緒に業務効率化にチャレンジしてみてください。
| 業務効率化方法 | 使用生成AI | できること |
|---|---|---|
| 自分専用の自動化ツール作り | Genspark | 担当決めなどの定型作業を自動化 |
| スライドを瞬時に作成 | Gemini Canvas | 高品質なスライドを自動生成 |
| 情報を図解にまとめる | Gemini Notebook | PDFやWeb情報を図解化 |
| 毎回の説明をなくす | Claude | 前提説明を省略して回答を統一 |
| スクショで操作方法を学ぶ | ChatGPT | 画像から次の操作を案内 |
| 音声入力で手入力を省く | ChatGPTなど | 話すだけで指示できる |
| 開いているページをその場で要約 | Copilot | 画面やタブの内容を直接要約 |
| 長文の読み取り・評価 | Claude | 文章をプロ視点で添削 |
| Googleカレンダーへ自動登録 | Gemini | スケジュールを自動登録 |
| Gmail情報の整理・検索 | Gemini | メールを検索・要約・整理 |
①自分専用の自動化ツール作り
最初の生成AIを業務自動化は、アプリや資料作成に強い生成AI・Gensparkでビジネスで面倒に感じがちな「議事録や朝会の担当決め」を自動化する、自分専用アプリの作り方を解説します。
この業務自動化方法は、Gensparkに言葉で指示するだけでOKです。割り当ては、ランダムかつ公平性も確保されていますので、現場の不満もない割り振りができる業務自動化方法です。
「メンバーの名前から重複なしで議事録・朝会の担当者を自動割り振りするWebアプリを作って。デバッグも完了させて」
- Gensparkを開き「コード」をクリック
- 「Web」→「シンプルなウェブサイトまたはウェブアプリ」の「開始」をクリック
- プロンプト欄に入力して送信
- アプリが生成したら「メンバー管理」に、名前を入力して「+ 追加」を押す
- 必要な人数分登録できたら、下の「自動で割り当てる」で実行
- 自動で担当の割り当てを実行
この業務効率化アプリは、トップ画面のアイコンから「マイライブラリ」を開いたら表示される「History」に保存されています。リンクを作成して共有できるので、「チームメンバーで閲覧する」といった業務効率化も可能です。
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②瞬時にスライドを作成
次に、マルチモーダルな生成AI・Geminiを使って、プレゼンテーションで使えるスライドを自動作成する業務効率化方法を紹介します。
GeminiのCanvasを使えば、複雑な設定やデザインの手間もなく簡単に高品質なスライドが完成するので、企画書づくり・研修スライド制作などの業務効率化に最適です。
「『業務自動化できるおすすめ生成AIツール』というタイトルのプレゼンでそのまま使えるスライドを作成して。業務自動化に活用できる生成AIツールを5つ紹介し、それぞれの特徴を簡潔にまとめて。」
- Geminiを開いて、プロンプト「＋」をクリック
- 「その他のツール」にマウスを合わせ「Canvas」を選択
- プロンプト欄に入力して送信
- もし、構成案が表示された場合、「構成ではなくスライドそのものです。」と指示
- しばらく待つとスライドを生成→「開く」をクリック
- 完成したスライドが表示される
- 修正したい部分があればCanvasのプロンプト欄から指示
（色をカラフルにして） - 「エクスポート」→「スライド」を選択
- 画面下の「スライドを開く」をクリックしてGoogleスライドを表示
今回の業務効率化の方法を実践した際、高品質な9枚のスライド資料が瞬時に完成したので、プレゼン資料作成時の業務効率化にうまく活用してみてください。
③情報を図解にまとめる
次の生成AIを使った業務効率化は、Gemini Notebook（旧：NotebookLM）で見やすい図解（インフォグラフィック）にまとめる方法です。
Gemini Notebookでは、PDFやWebページなどの資料を読み込ませると、その内容をもとにインフォグラフィックを自動作成できるので、図解作成が苦手な方の業務効率化に最適です。
生成AIを活用した業務自動化について、初心者にも直感的に分かる図解を作成して。業務の流れや具体的な活用例が分かるようにまとめて。
- Gemini Notebookを開き、「ノートブックを新規作成」をクリック
- 図解したいPDFやWebページなどの資料を追加
- 画面右側の「Studio」から「インフォグラフィック」を開く
- ビジュアルスタイルを選択し、プロンプトを入力→生成をクリック
- 生成終了後、下部に図解タイトルが表示するのでクリックして開く
- 情報ソースをもとにした図解の完成図
このように、複雑な資料も見やすく図解にできるので、サッと情報を理解したいときの業務効率化にも役立ちます。なお、この生成AIの業務効率化方法で作った図解も、リンクを生成すれば共有可能です。
④毎回の説明をなくす
続いては、生成AIのClaudeのプロジェクト機能を使った業務効率化の方法です。これは、いわゆる個別最適化されたカスタム生成AIで、業務で使う資料などをあらかじめ登録しておけば、毎回前提条件を説明する必要がなくなるため、継続的な業務効率化に役立ちます。
「プロジェクト内の資料を参照して、今回のテーマに沿って要点をまとめてください。前提説明は不要で、簡潔に回答してください。」
- Claudeを開き、サイドバーから「プロジェクト」を選択
- 「新規プロジェクト」をクリック
- プロジェクト名を入力（「業務効率化」など）
- 達成したい内容を入力したら「プロジェクトを作成」をクリック
- 読み込む資料をアップロード→プロンプトを入力して送信
- 要点をまとめた回答を表示
- 次回からは「プロジェクト」→登録されたプロジェクトで自由にチャット
こうした業務効率化機能は、生成AIのChatGPT「GPTs」などにも搭載されており、同じように個別情報を覚えたAIチャットとして使えます。業務効率化はもちろん、業務の標準化にも役立ちます。
⑤操作方法をスクショで学ぶ
この生成AIを使った業務効率化方法は、操作方法がわからない場合、画像で生成AIに尋ねて次にすべき作業を教えてもらうといった業務効率化手法です。この業務効率化方法はChatGPTやGeminiなどで使えますが、今回はChatGPTで行います。
「Excelでマクロを設定したいのですが、この画像の次にどう操作したらいいですか？具体的な手順を画像を添付するごとに一つひとつ教えてください。」
- ChatGPTを開いて、プロンプトを入力
- 画像をスクショしたら、右クリックで「貼り付け」を選択
- 生成AIが画像の状態を読み取り、次の作業を指示
この業務効率化の際、画像をアップロードしても良いですが、今回のようにスクショした画像を直接貼り付けると、より業務効率化できます。
⑥音声入力で手入力の手間をなくす
こちらは、キーボードでプロンプトを入力せずに、「音声入力」を使って生成AIに指示する業務効率化する方法です。音声入力はChatGPTやClaudeなど多くの生成AIに搭載されており、タイピングが苦手な方にもおすすめの業務効率化方法です。
- 生成AIのチャット欄にあるマイクアイコンをクリック
- 作成したい内容や伝えたいことを自然な言葉で話す
- 話し終えたら停止ボタンを押してテキスト化を確認→送信
なお、この業務効率化で音声入力する際、大きな声を出す必要はありませんが、周囲の雑音が多いと認識精度が下がります。また、パソコンの別タブでYouTube等を再生していると、音声が混ざってほとんど聞き取れなくなるため、業務効率化で使う際には注意しましょう。
⑦開いているページをその場で要約
続いては、Copilotのサイドバーを活用して、今パソコンの画面に映っている内容をその場でAIに共有・相談する業務効率化の方法です。この業務効率化手法を使うと、わざわざスクリーンショットを保存してアップロードする手間が一切不要になります。
「今表示している画面の資料について、要点をまとめてわかりやすく説明して。」
- Windowsの画面右上にあるCopilotアイコンをクリック
- Copilotがサイドに開いたら、情報を共有したいページを開く
- チャット欄にプロンプトを入力して送信
- Copilotが画面の内容をそのまま読み取って回答
この業務効率化方法では、表示中のページだけでなく、開いている複数のタブの内容もまとめて読み取れるため、画面共有の手間なく情報整理が進められます。
⑧長文の読み取り・評価
続いては、生成AI・Claudeの長文読解能力を活かした業務効率化方法です。作成した企画書やブログ記事をプロンプト欄に貼り付けると、情報の正確性や読みやすさをプロの視点で細かくチェックしてくれます。
「作成した以下の文章を、読みやすく理解しやすいように添削してください。情報は正確か、論理に飛躍がないかもチェックしてください。」
- Claudeを開き、完成した資料（テキスト）をそのまま貼り付け
- プロンプトを入力して送信
- 提示された修正案やアドバイスを確認して文章を修正
この生成AIを使った業務効率化は、Claudeだけではなく他の生成AIでもできるので、複数でまとめてチェックして比較検討するのもおすすめです。
⑨Googleカレンダーへの自動登録
生成AIのGeminiはGoogleの各種ツールと連携しているため、多様な業務効率化が可能です。たとえば、この業務効率化の手法はチャット欄でスケジュールを指示すれば、そのままGoogleカレンダーへ予定を自動登録できます。
「Googleカレンダーに〇月〇日9時から会議、12時から福岡出張を登録して。」
- Geminiを開き、スケジュール内容をプロンプトで伝達
- スケジュールがGoogleカレンダーに登録
この生成AIのスケジュール入力の業務自動化方法は、前述の「音声入力」を併用すれば、より業務効率化できます。ぜひ、スケジュールが決まった瞬間に生成AIに話しかけてみてください。
⑩Gmail情報の整理・検索
同じくGeminiのGoogleアプリ連携で、Gmailの中身を直接チェックできる業務効率化ができます。この業務効率化を用いると、わざわざメール画面で探す必要がいりません。生成AIに「〇〇のメールを教えて」と聞くだけで完了です。
「先週届いたA社のメールを要約して。今月届いたA社のメールの数も教えて。」
- Geminiを開き、プロンプト欄にメール内容の要約を依頼
- Geminiが連動してGmailを検索し、内容を読み取る
もし、返信が必要な場合は「そのまま返信案を作成して」と生成AIに続けて指示すると、より業務効率化できます。
生成AIで業務効率化をするには、やはりプロンプトの書き方が成果を左右します。
以下の記事では、生成AIから思い通りに回答を引き出すためのプロンプトのコツをテンプレートともに紹介しているので、ぜひ業務効率化に役立つ基本のプロンプトスキルも身につけてください。
業務効率化におすすめの生成AI一覧表
ここまで紹介した業務効率化の方法で使用した生成AIを、料金や無料で利用できる範囲と合わせて一覧にまとめました（料金は1ドル160円で計算）。
| ツール名 | 主な料金/月 | 無料枠/日 | 主な特徴 |
|---|---|---|---|
| Genspark | 49.99ドル （約7,998円） | 100クレジット | AIアプリやスライド、資料などを作成 |
| Gemini | 2,900円 | 無制限 | Googleサービス連携・スライド作成 |
| Gemini Notebook | 2,900円 | 50件 | PDFやWebページを読み込み図解化 |
| Claude | 19ドル （3,040円） | 約10回/5時間 | 長文の読み取りやコード生成に強み |
| ChatGPT | 3,000円 | 無制限 | 画像・文章作成などマルチなツール |
| Copilot | 3,200円 | 約300回 | Webページの同時閲覧・Officeソフト連携 |
※ChatGPTの無料枠はテキストチャット、Copilotは通常チャットの場合
業務効率化で紹介した上記の生成AIツールですが、無料枠や利用回数は変更される場合があります。また、無料プランでは利用できるモデルや機能に制限が設けられている場合があります。
以下の記事では、上記の業務効率化でおすすめのツール以外にも、画像や動画に特化した人気の生成AIツールを数多く紹介していますので、ぜひこちらも合わせてご一読ください。
セミナーでさらに高度な業務効率化方法を身につけよう！
ここまで紹介したように、生成AIはスライド作成や資料の要約、メール整理など、さまざまな業務効率化に活用できます。ただし、生成AIでできることはこれだけではありません。
ChatGPTやGemini、Copilot、Gemini Notebookなどをうまく使い分け、時には組み合わせることで、より高度な業務効率化も実現できます。
生成AIセミナーでは、こうした各種生成AIツールの活用方法に加えて、Google AI Studio Buildを使ったWebアプリの作成や、Vibe Codingによるアプリ開発、Difyを使った業務の自動化など、高度な業務効率化手法が学べます。
実際に操作しながら学ぶハンズオン形式なので、「スキルを実践に応用できるか不安…」という方にも最適です。
セミナー名 生成AIセミナー 運営元 GETT Proskill（ゲット プロスキル） 価格(税込) 29,700円〜 受講期間 2日間 受講形式 対面（東京・名古屋・大阪）・ライブウェビナー・eラーニング
生成AIを使った業務効率化を成功させるコツ
生成AIで業務効率化を成功させるには、目的に合った使い方や指示の出し方といった基本的なコツを知っておくことが大切です。
基本を押さえずに使うと、業務効率化どころか「期待した回答を得られず、質問を何度もやり直す」といった状況になりがちです。では、生成AIを使った業務効率化のコツを見てみましょう。
ツールの得意分野に合わせて使い分ける
生成AIは、どれも同じように見えても、それぞれ得意分野があります。 ここでは、「どの業務効率化に生成AIを使えばいい？」という方に向け、代表的な3つのツールを比較しましょう。
| 生成AI | 得意なこと | 業務効率化での活用例 |
|---|---|---|
| Claude | 長文の読解・自然な文章作成 | 資料の要約、文章作成・校正 |
| ChatGPT | 幅広い作業・外部アプリとの連携 | 情報整理、資料作成、業務の自動化 |
| Gemini | Googleサービスとの連携 | Gmail、Googleドキュメントを使った業務効率化 |
このように、汎用的なツールも個別に特色があることがわかります。「とりあえず全部ChatGPT」ではなく、ツールの特性に合わせて使い分けるといったひと工夫が、生成AIによる業務効率化をさらに進めてくれます。
こまめに画面をチェックして、新しい機能に触れてみる
生成AIは進化が早く、「前はできなかったことが今はできる」というのは日常茶飯事です。たとえば、現在Geminiは画像生成や音楽生成もできるようになり、業務効率化の可能性がさらに広がりました。
チャット画面の「＋」をクリックすると、新しい機能や連携オプションが追加されていることがあるので、こまめに確認して、業務効率化に活用できる機能を探してみましょう。
プロンプト（指示の出し方）のコツをアップデートする
生成AIは、業務効率化へ直結するのプロンプトのコツも変化しています。以前は「あなたは〇〇の専門家です」と役割を設定する方法が推奨されていましたが、現在は目的や条件をシンプルかつ具体的に伝えることが重視されています。
最新のプロンプトスキルは、OpenAIやGoogleなどのベストプラクティスで紹介していますので、生成AIによる業務効率化をさらに進めるためにも目を通しておきましょう。
生成AIで業務を効率化する際の注意点
生成AIを活用するとさまざまな業務効率化を実現できますが、利用時にはいくつか注意しておきたいポイントもあります。ここでは、生成AIで業務効率化を進める際の注意点を3つ紹介しましょう。
生成AIの作業時間が長いケースがある
生成AIの業務効率化でアプリや資料を作成する場合、生成時間が長いケースがあります。実際、今回のGensparkの自動化ツール作りでは、完成アプリの精度を高めるデバッグを指示したため、生成時間は20分ほど要しました。
一方、Geminiを使ったスライド生成は短時間で完了することがほとんどです。業務効率化を行う際は、ツールや作りたいアプリによって生成時間が長いケースがあることを理解しておきましょう。
無料枠だけでは足りない場合がある
業務効率化でおすすめの生成AIには、無料で使えるツールが多いです。しかし、利用回数や機能制限があり、中には無料枠が少ないツールも存在します。
たとえば、Claudeの無料プランは5時間ごとで利用制限があるので、業務で生成AIを継続的に使う場合はおそらく足りません。業務効率化で利用する生成AIは、有料プランまで含めて費用対効果を確認しましょう。
生成AIで使う画像の著作権に注意する
生成AIを使った業務効率化で資料やスライドを作る際、画像を活用する場合は著作権への注意が必要です。生成AIがデザインする画像は、基本的に生成者自身の著作物です。
そのため、万一既存の画像に類似したものをビジネス利用した場合、著作権侵害に該当する恐れがあります。業務効率化の一環でAI画像を使う際には、Googleレンズなどを活用して類似画像がないかを自ら確認してください。
生成AIの業務効率化についてまとめ
生成AIは、それぞれのツールが日々進化しており、業務効率化に使える機能も常に変化しています。これまでできなかったスライド生成やアプリ生成なども実現し、業務効率化の可能性はますます広がっています。
「生成AIの機能をもれなく業務効率化に活かしたい」という方は、セミナーを活用して最新の機能や活用方法を効率的に学びましょう。
