「Copilotを仕事で使っているものの、いまいち業務効率化につながっていない」「具体的にどのような業務を任せられるの？」と感じている方も多いのではないでしょうか。
Copilot（Microsoft 365 Copilot）は、文章の生成だけでなく、メールの要約や会議内容の整理、データ分析、プレゼン資料の作成など、日常的なデスクワークのさまざまな場面で活用できます。特に、情報を探す・整理する・たたき台を作るといった作業との相性に優れています。
そこでこの記事では、Copilotを使って業務効率化する7つのアイデアを紹介します。
Copilotに任せる業務の考え方や、うまく活用するためのポイントも解説するので、日々の業務を効率化する参考にしてください。
Copilotはどのような業務を効率化できる？
Copilotは、業務をすべて効率化するというよりも、仕事の途中で発生する「調べる」「整理する」「下書きを作る」といった作業を補助するのに向いています。
たとえば、これまで人が1から確認・作成していた作業を、Copilotに指示を出すことで、情報整理やたたき台を任せられるようになり、従来の業務を効率化することで手作業の負担を減らしやすくなります。
特にCopilotは、ExcelやPowerPointといったMicrosoft 365のサービスと組み合わせて効率化に活用できる点が魅力です。普段使っている業務環境のなかで利用できるため、新しいツールへ作業を移すことなく、既存の仕事の流れに取り入れやすいというメリットがあります。
ただし、Copilotに向いている効率化できる業務と、人が判断すべき作業は異なります。
本記事で紹介するアイデアをチェックし、毎日の業務のなかから、時間がかかっている定型作業や情報整理を見つけ、部分的に活用してみてください。
また、無料版・有料版で業務効率化できることの違いは、以下の記事で詳しく解説しています。
Copilotで業務効率化するアイデア7選
Copilotは、日常業務のなかで発生する確認・整理・作成といった作業を部分的に任せることで、業務時間を短縮し、効率化につなげられます。ここでは、実際のビジネスシーンを想定し、Copilotを活用しやすい7つの効率化アイデアを紹介します。
- メールの要約・対応事項の整理を効率化
- 会議内容の要約・ToDoの整理を効率化
- 長い資料から必要な情報の抽出を効率化
- 企画書・報告書の構成案作成を効率化
- Excelデータの分析を効率化
- PowerPoint資料の構成案作成を効率化
- アイデア出し・業務改善の壁打ちを効率化
大量のメールを要約して対応が必要なものを整理する
毎朝大量のメールを確認する作業に時間を取られているなら、Copilotを使ってメールの要約や対応事項の整理を効率化できます。たとえば、長いやり取りが続いているメールについて、内容を短くまとめるだけでなく、以下のような項目に分けて整理してもらう方法があります。
- これまでに決まったこと
- 相手から確認されていること
- 自分が対応すること
- 対応期限
必要な情報を先に把握できれば、メールを1通ずつ最初から読み返す必要がありません。
特に、CCに多くの担当者が含まれる案件や、数日間にわたってやり取りが続いている案件で、状況を把握する負担を減らし、業務効率化を実現できます。
また、Copilotの場合、Outlookとの連携が可能です。初期設定で連携をしておけば、これまでの流れをすべて文章でコピペして読み込ませる手間がなくなります。
会議の内容を要約して決定事項・ToDoを整理する
会議後の議事録作成やタスク整理に手間がかかっているなら、Copilotで会議内容を整理すると効率的です。たとえば、Teamsで行った会議について、次のような項目に分けて整理してもらえます。
- 決定事項
- 未決事項
- 担当者ごとのToDo
- 対応期限
- 次回確認すること
これらを整理できるようにプロンプトを組めば、会議で「何を話したか」だけでなく、「次に何をするのか」まで確認しやすくなります。
会議中にすべての発言を書き留めたり、終了後にメモを見返して議事録へまとめたりする作業を減らせるので、議論そのものに集中しやすくなるのが魅力です。会議後の情報共有を素早く行いたい場合などにも活用してみてください。
長い資料から必要な情報だけを探す
マニュアルや報告書などを読むたびに必要な情報を探すのに苦労しているなら、Copilotを資料の検索・整理役として活用できます。
たとえば、資料全体を1から読むのではなく、「○○に関する注意点をまとめて」「申請に必要な条件だけを抜き出して」「昨年度から変更された内容を整理して」など、知りたい内容を具体的に質問します。これで自分の業務に必要な情報へ絞って確認できます。
実際に、建築基準法の全文を読み込ませて「2階建て木造住宅を建てる際に関係する条文を整理してください」と指示を出したところ、上の画像のように回答を得ました。
特に、ページ数の多い社内規程や操作マニュアル、過去の提案書などを頻繁に確認する業務で効果的です。「どこに書いてあるか」を探す時間を減らせるので、調査そのものではなく、その後の判断や作業に時間を使いたい人に向いています。
企画書や報告書の構成・たたき台を作る
企画書や報告書を白紙の状態から作り始めるのに時間がかかるなら、最初の構成やたたき台をCopilotに作ってもらう方法があります。
たとえば、新しいシステムの導入企画書を作るなら「社内向けのシステム導入企画書について、背景・課題・導入内容・期待できる効果・費用の順番で構成を作成してください」と指示します。すると、上の画像のように企画書に必要な項目や流れを作成できました。
その内容に自社の数値や事例、担当者の考えを付け加えていけば、白紙の状態から1から考える必要がなくなります。特に、定期的に作成する報告書や、ある程度フォーマットが決まっている企画書であれば、構成を考える時間や文章を書き始めるまでの負担を減らせます。
Excelのデータを分析して傾向や異常を見つける
大量のデータが蓄積されたExcelが手元にあるものの、どこに注目して分析すればよいかわからない場合は、Copilotを分析の補助として活用して、業務効率化を目指しましょう。
たとえば、令和7年に実施された国勢調査における外国人人口のExcelデータをCopilotに読み込ませてみました。そのうえで、「全国平均と比較して割合が高い地域を整理して」と指示をした結果が上の画像です。
Copilotを活用すれば、大量の数値を1つずつ確認しながら特徴を探す必要がありません。
分析の切り口を考えるところから補助してもらえるため、調査結果の整理や資料作成を効率化しやすくなります。
PowerPointのプレゼン構成や資料案を作る
PowerPointを開いたものの、スライドの順番や内容が決まらず手が止まってしまう場合は、Copilotにプレゼン全体の構成案を作ってもらう効率化の方法があります。
たとえば、「経営層向けに、新しい業務管理システムを導入する必要性を説明する10枚の資料をPowerPointで作って」と指示を出すと、上の画像のようにPowerPointのデータを出力してくれました。
伝えたい内容や対象者、スライド枚数を指定すれば、その条件に沿ってプレゼン資料のたたき台を効率化して作成できます。既存のWord資料や企画書をもとにスライド化することもできるので、1から構成を考えたり、資料の内容をPowerPointへ移し替えたりする手間を減らせます。
アイデア出しや業務改善の壁打ち相手として使う
企画や業務改善について考えても、同じような案しか浮かばない場合は、Copilotを壁打ち相手として利用できます。たとえば、「営業部門の残業を減らしたい」という課題がある場合、最初から答えを1つ求めるのではなく、以下のように、段階的に質問してみましょう。
- 残業時間を減らすアイデアを10個出して
- そのなかから費用をかけずに実施できるものを3つ選んで
- 3案のメリット・デメリットを比較して
- 実施しやすい順番に並べて
Copilotとのやり取りを重ねることで、単にアイデアを増やすだけでなく、比較・絞り込みまでの進め方を効率化できます。1人で考え続けるよりも別の視点を得やすくなり、案を出す段階で行き詰まる負担を減らせます。
Copilotで効率化すべき業務と人が判断すべき業務の違い
Copilotで業務を効率化する際は、すべての作業を任せるのではなく、以下のようにCopilotに任せる部分と人が判断する部分を切り分けることが大切です。
| Copilotで効率化しやすい業務 | 人が判断すべき業務 |
|---|---|
| 資料やメールの要約 | 要約内容が正しいか確認する |
| データの整理・分析 | 分析結果をもとに意思決定する |
| 文章や資料のたたき台作成 | 最終的な内容・表現を決める |
| 複数のアイデアを出す | 実行するアイデアを選ぶ |
| 会議内容やToDoの整理 | 優先順位や担当者を決定する |
たとえば、企画書を作成する場合、構成案や文章の下書きは業務効率化としてCopilotに任せられます。しかし、企画を実施するかどうかや、どの数値を資料に掲載するかといった判断までCopilotに任せるのは適切ではありません。
「整理・作成する作業はCopilot」「確認・判断する作業は人」のように役割を分けて、業務の質を保ちながら業務効率化を実現しましょう。
Copilotで業務効率化するための3つのポイント
Copilotを導入しても、使い方によっては思ったほど業務を効率化できないことがあります。
業務を効率化したいなら、どの作業を任せるか明確にし、Copilotが理解しやすい指示出しが重要です。ここでは、Copilotを活用した業務効率化で意識したいポイントを紹介します。
業務を細かく分けてCopilotに任せる
Copilotを使って業務効率化を目指す際には、業務を丸ごと任せるのではなく、一部の作業を任せるのがおすすめです。
たとえば、資料作成なら「情報を整理する」「構成を考える」「文章のたたき台を作る」といった工程に分けます。そのうちCopilotが得意な部分を任せれば、人は確認や判断などの重要な作業に集中できます。まずは、普段の業務で時間がかかっている作業から効率化していきましょう。
目的・条件・出力形式を具体的に伝える（プロンプト）
Copilotに指示を出す際は、「何をしてほしいか」だけでなく、目的や条件、出力形式まで伝えることが大切です。
たとえば、「企画書を作って」ではなく、「経営層向けに、システム導入の企画書を5項目の構成で作って」のように具体的に指示します。希望と違う回答が出た場合は、「表にして」「もっと簡潔にして」などと追加で指示すると調整できます。
Copilotの回答をそのまま使用しない
Copilotの回答には、誤った情報（ハルシネーション）が含まれる可能性があるため、生成された文章や分析結果をそのまま使用するのは避けましょう。業務効率化も重要ですが、同時に、数値や固有名詞、法律、契約内容などは、元の情報と照らし合わせて確認することも大切です。
Copilotの業務活用を効率的に学ぶ方法
Copilotは、業務効率化で活用する機能の学習に加え、WordやExcel、PowerPointなどでの使い方やプロンプトの考え方も身につける必要があります。その際に必要な学習方法は以下のとおりです。
- Microsoftの公式情報やマニュアルで学ぶ
- Web記事や動画を参考にしながら実際に操作する
- 普段の業務で使いながら活用方法を覚える
- Copilotの研修やセミナーを受講する
まずは、メール整理や資料作成など普段行っている業務でCopilotを試してみるのがおすすめです。一方、短期間で体系的に学びたい場合や、社内でCopilotの活用を広げたい場合は、実務を想定した研修やセミナーを活用すると効率的にスキルを身につけられます。
なかでも、以下のセミナーではCopilotの基礎や実践的な使い方を体系的に学習できます。
プロンプトの学習はもちろん、データ活用やアプリ開発まで短期間で習得できるため、仕事での業務効率化を最短ペースで進めたい方に向いています。
セミナー名 Microsoft 365 Copilotセミナー 運営元 GETT Proskill（ゲット プロスキル） 価格(税込) 29,700円〜 受講期間 2日間 受講形式 対面（東京・名古屋・大阪）・ライブウェビナー・eラーニング
また、Copilotの業務効率化について学べるセミナーを比較したい方は、以下の記事もチェックしてみてください。
Copilotの業務効率化についてまとめ
Copilotは、メールや会議の内容整理、資料作成、Excelのデータ分析、アイデア出しなど、業務の効率化に活用できます。ただし、すべての仕事を任せるのではなく、情報整理やたたき台作成など時間のかかる作業をCopilot、最終的な確認や判断は人が行うことが大切です。
まずは普段の業務のなかから時間がかかっている作業を1つ選び、Copilotで効率化できないか試してみてください。
